何故、電子署名の導入が遅れているのだろうか？

筆者としては以下の点が問題なのではないかと考えている。

• そもそも電子署名をよく知らない

コロナ禍になり、「ハンコ出社」というキーワードと共に「電子署名」「電子契約」もフォーカスされた。だが、キーワードの認知のみが先行し、正しく「電子署名」について理解している企業は少ないのではないかと感じている。

「みんなの電子署名」サービス担当者によれば「電子文書に電子署名するのと、紙の契約書に押印するのでは、同じ効力が発生するのか？」や「サインや印影のような目で見てわかるようなものがなくても、電子署名として有効なのか？」という質問は多いという。また、電子署名と密接な関係にある電子帳簿保存法においても、理解し対応している企業はまだまだ多くなさそうだ。

• 新たなシステムを導入するのが手間

電子署名に限らず、新たなシステムを導入する際にはサービスの理解、機能や料金を比較し導入の検討、導入後は従業員への教育が必要になる。これは、避けては通れない問題である。これは、他社への導入についても同様の問題が発生してくる。

• サービスの維持費が高く、機能制限もかかってしまう

電子署名サービスは有料プランを利用しようとすると、一般的には月額1万円以上の月額固定料金が発生する。また、それとは別に導入時の初期費用や各種オプション料金等もあるため、料金が月額10万円を超えてしまうケースも珍しくない。これでは、一部の企業を除いて、導入のハードルがかなり高いと言わざるを得ない。

では、無料プランどうなのかと言うと、ユーザー数、送信回数、機能等に大きな制限がかかってしまうものがほとんどだ。個人利用ならともかく企業や組織で利用する場合、機能制限のかかった1つのアカウントを複数人で使いまわすのもセキュリティや業務フローに問題がある為、適切な使い方とは言えないだろう。

以上の点から、導入に踏み出せていない事が予想される。

そのような企業にこそ筆者がお勧めしたいのが、この「みんなの電子署名」である。

冒頭でも紹介した通り「みんなの電子署名」は電子署名法と改正電子帳簿保存法に対応したサービスだ。その為、「みんなの電子署名」で契約締結しそのまま保管するだけで、両法に対応できるのは非常に有難い。

導入の問題も軽減される事だろう。

まず1つ目に導入時の初期費用や月額固定料金がなく、登録から1年間は完全無料で利用できる点が挙げられる。有償となる保管料金についても月額550円〜の為、料金のハードルはかなり低くなっていると言えるだろう。

2つ目に他社への導入ハードルが低い点が挙げられる。もちろん登録は必須だが、先に紹介した通り導入時の初期費用や月額固定料金がなく、1年間は完全無料で利用できるので恒久的に電子署名を利用しようと考えているのであれば、これ以上安く多機能なサービスは現状、他にはちょっと見当たらない。

機能面についても「みんなの電子署名」はユーザー数、文書の送信件数等が無制限であり、ユーザー管理、ワークフロー、ワンタイムパスワード、IPアドレス制限、操作ログ等の他社では有料となるような機能も無料で利用できる。これらの機能を活用する事で、今まで紙で締結していた煩雑な契約処理も、よりスピーディーに、より信頼性が高い処理で行なえる事だろう。