署名完了した文書を1年以上保管する場合は文章数に応じて保管料金が発生するが、その保管料金も1ヵ月あたり550円〜という他の追随を許さない圧倒的な低価格であり、高機能で信頼性も高い。

さて、まずは電子署名法について簡単に説明しよう。

電子署名法では、2条で「電子署名」として認められる為の要件を定義しており、3条では推定効の発生について定義されている。

総務省、法務省、経済産業省からそれぞれ提示されているガイドラインをまとめると、要点としては以下の通りとなる。

2条

1. 電子データについて行なわれる措置である
2. 電子データに電子署名を行なった者を表示する
3. 電子データに改変がない事を確認できる

3条

電子文書に対して、本人の意思に基づき電子署名が行なわれていれば、真正に成立したものと推定する

次に改正電子帳簿保存法について説明しよう。

改正電子帳簿保存法では、全ての企業、個人事業主は取引先からメールで受け取った請求書や契約書等のファイルを電子データのままの保存が義務付けられ、紙に印刷したものを原本とする事ができなくなった。

また、保管する電子データが改ざんされていない事を証明する為に各ファイルにタイムスタンプを付加し、保存されたファイルを検索する機能も求められている。

尚、改正した電子帳簿保存法については2022年1月1日より施行されており、義務化までには2年の宥恕期間があるが、今の内から理解し対応する必要があるだろう。

2020年からコロナ禍が始まりテレワークが急速に普及した。それに伴いペーパー文化、ハンコ文化の問題が顕在化し、それを解決するペーパーレス化が大きな注目を浴びる事となった。2022年現在、オミクロン株の感染拡大とともに、「ウィズコロナ」が当り前になりつつあり、「ウィズコロナ」の新たなワークスタイルとしてテレワークは定着している。「アフターコロナ」においてもテレワークはスタンダードになるとの見方も多いが、いまだに押印作業時は出社をしなければならない企業が多数を占めている。