「やさしく名刺ファイリング PRO」は、スキャナなどから名刺を取り込み、記載された情報をOCR（文字認識）機能によってテキストデータに変換する名刺管理ソフト。大量の名刺も手軽にデータベース化でき、必要な情報をすばやく検索できる。登録したデータをCSV/Excelなどの形式でファイル出力したり、外部のクラウドサービスに転送したりすることも可能。日本語のほか、英語、中国語、韓国語の計4ヵ国語に対応する。新バージョン「14.0」では、名刺ごとの詳細な履歴管理機能やカスタマイズ可能なマーク（タグ付け）機能などが追加された。

名刺の取り込みはイメージスキャナなどで行う。TWAIN規格対応のスキャナや「ScanSnap」シリーズのスキャナなら、「やさしく名刺ファイリング PRO」からスキャナを起動して、データを取り込むことが可能。複合機、フラットベッド方式、シートフィード方式など、スキャナの種別は問わない。フラットベッドスキャナでは、複数枚の名刺を並べて、まとめて取り込み操作を行っても、ソフトが自動的に名刺の枚数や向きを判断。名刺画像を1枚ずつ切り出してくれる。斜めに配置されていたりしてもよい。

データの取り込みはスキャナのほか、デジカメやスマホなどで撮影された名刺画像から行うことも可能。さらに、CSV、vCard、ContactXML、テキスト形式のデータをインポートしたり、キーボードから入力したりすることでも行える。

名刺の形式は縦書きでも横書きでもよい。書体も明朝、ゴシック、教科書体といった、名刺でよく使われる書体を認識できる。名刺以外のものからデータを取り込んで、テキスト化することも可能。例えば、ハガキの差出人欄や電子メールの送信者署名（テキスト）などからの入力・認識にも対応する。

個々のデータには、名刺から認識されたテキストのほか、元の名刺のスキャン画像もあわせて保存される。顔写真や地図付きの名刺などでも、情報は失われない。

新バージョン「14.0」で強化された履歴機能では、名刺を受け取った日付やその人に会った日や回数、連絡をとった日付といった情報を名刺ごとに設定できるようになった。さらに、最大10個までユーザ定義可能なマーク（タグ）を各名刺に付加し、マークで名刺を分類できる機能も追加された。

名刺データベースをネットワーク接続された共有サーバやNASに置き、複数台のパソコンで共有することも可能。新バージョン「14.0」では対応するNASが追加され、最新の機種でも利用できるようになった。「やさしく名刺ファイリング PRO」シリーズでは、「12.0」以降のバージョンであれば、バージョンが異なっていてもデータベースを共有できる。ネットワーク内で新旧のバージョンが混在していでも共有することが可能だ。