日々のタスクの記録を一定期間続けたら、メニューの「勤務レポート」をチェックしてみよう。これにより、「就業時間」や「就業比率」、「分類別のグラフ」等、様々な角度から仕事を見直す事ができる。細かく分析する事で、繰り返しのルーチンワークにどのくらいの時間を使っているのか？優先度の低い仕事に余計な時間を使っていないか？当、業務改善のヒントが見つかる筈だ。

ソフトの導入前に注意しておきたいのは、このソフトはプロジェクトの進捗を管理する物ではなく、業務に費やした時間を記録し、それらを後から見直す事で時間の使い方を改善したり、問題点の洗い出しをする為のものであるという事だ。いわゆる「タスクスケジューラー」のような使い方はできないので間違いのないようにしよう。

ソフトを使用していて少し気になったのは、分類名やタスク名、プロジェクト名等、入力した内容に全角カタカナや全角数字が入っているとそれらが自動的に半角に変換される点だ。数字が全角から半角に変換されるのはまだ良いのだが、カタカナが半角に変換されてしまうのは、個人的にあまり気持ちの良いものではない。

また、タスクの分類を設定する際、大分類・中分類を空欄で登録する事ができず、自動的に「空欄」という文字列が入る仕様になっているが、これも一覧表示した際に読みにくい上、あまりスマートではない印象を受ける。これらについては今後のアップデートで改善される事を期待したい。

本ソフトは個人のタスク管理に利用しても良いが、数名から十数名の規模のチームやグループで利用する方が、より効果を実感できるだろう。

一般的に、チームの規模が大きくなると、上長はチーム全体の仕事の状況が見え難くなる為、成果あるいは数字でしか個々の仕事を評価できなくなり、「直接的な成果には繋がらないがチームの屋台骨を支えている重要な部分」が見えなくなってしまう事がある。特に在宅勤務が増えている昨今では、在宅勤務中のスタッフがどのような時間配分で作業しているのか把握し辛い。

そのような時は、チーム全体のタスク管理を行ない業務を「見える化」する事で、重要な部分や不要な部分が見つけやすくなる筈だ。リモートワークが多くなる中で、在宅勤務をより効率化させたい方は是非一度使ってみていただきたい。

グラフで表示することでチーム全体の仕事を「見える化」できる

過去の実績と比較する事で問題点の洗い出しに役立てられる